Informativa sul trattamento dei dati personali ex art. 13 Regolamento UE 2016/679 per Ricerca e Selezione di personale

Rev. 1 del 09/09/2026

 

Il Regolamento UE 679/2016 (di seguito, “Regolamento” o “GDPR”) stabilisce le norme relative alla tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali nonché alla libera circolazione degli stessi, protegge i diritti e le libertà fondamentali delle persone fisiche e, in particolare, il loro diritto alla protezione dei dati personali. La presente informativa è resa dalla Fondazione Roma – Salus (a seguire anche Fondazione) ai sensi dell’articolo 13 del Regolamento in relazione al trattamento dei dati personali relativi alla ricerca e selezione del personale della struttura denominata “Villaggio Fondazione Roma” (a seguire anche Villaggio) sita in Roma, via Ernesto Calindri n. 40. Il trattamento dei dati è effettuato in misura compatibile con gli scopi descritti nella seguente informativa ed è improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza e nel rispetto delle misure di sicurezza.

 

TITOLARE DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Il Titolare del Trattamento dei dati personali (in seguito Titolare) della struttura denominata “Villaggio Fondazione Roma” è la Fondazione Roma – Salus. A seguire i dati di contatto:

  • Titolare del trattamento: Fondazione Roma – Salus
  • Indirizzo: Via Ernesto Calindri n. 40, 00138 Roma
  • Telefono: 06 8720891
  • E-mail: privacy@fondazioneromasalus.it
  • Referente Privacy: Dott. Claudio Faloni
  • Telefono Referente Privacy: 06 872089207
  • E-mail Referente Privacy: referenteprivacy@fondazioneromasalus.it

 

DATA PROTECTION OFFICER (DPO)

Il Data Protection Officer (DPO) o Responsabile della Protezione dei dati (RPD) è Maurizio Belli dell’Associazione Università del Lavoro ETS raggiungibile all’indirizzo e-mail dpo_salus@unilavoro.org.

 

TIPOLOGIA DI DATI PERSONALI OGGETTO DI TRATTAMENTO

I dati personali oggetto di trattamento sono raccolti direttamente dall’interessato in seguito all’invio del curriculum vitae (CV) per candidature spontanee o in risposta ad annunci di recruiting effettuati dalla Fondazione attraverso i vari canali a disposizione, compreso il sito web del Villaggio nella pagina “Lavora con noi”. Per le attività di recruiting presenti nella pagina “Lavora con noi”, il candidato può inviare il proprio curriculum vitae in allegato al modulo da compilare nella pagina web stessa indicando la posizione per cui si candida, nome, cognome, email, telefono (campi obbligatori contrassegnati con asterisco) e un breve messaggio (campo facoltativo).

Per la gestione delle attività di ricerca e selezione di personale la Fondazione tratta dati ed informazioni qualificati dal GDPR come “personali”1, anche di tipo “particolare”2 se forniti spontaneamente dal candidato.

I dati personali oggetto del trattamento possono essere riepilogati come di seguito elencato:

  • dati identificativi e di contatto (quali, a titolo di esempio, nome, cognome, data di nascita, codice fiscale, residenza, domicilio, recapiti telefonici, indirizzo email, ecc.);
  • dati relativi alla formazione scolastica e percorso di studi (titoli posseduti, competenze, ecc.)
  • dati relativi a precedenti esperienze lavorative (quali, a titolo di esempio, incarichi ricoperti, data di assunzione, ruolo aziendale, valutazioni periodiche, altri dati relativi all’esperienza lavorativa), qualificazioni professionali e informazioni professionali fornite dal candidato;
  • dati fiscali e reddituali (quali, a titolo esemplificativo, codice fiscale, precedente retribuzione, benefit, ecc.);
  • dati di tipo particolare se forniti in modo spontaneo dal candidato come, ad esempio, dati idonei a rivelare uno stato di salute per una condizione di invalidità o l’appartenenza ad una categoria protetta;
  • altri eventuali dati conferiti con il curriculum vitae quali, a titolo esemplificativo, foto tessera presente nella candidatura, possesso di patente o altre informazioni che il candidato ritiene opportuno inserire nel proprio curriculum vitae.

 

FINALITÀ DEL TRATTAMENTO

I dati personali forniti con la propria candidatura, presenti nel curriculum vitae, sono trattati in archivi e banche dati cartacei o informatizzati, con finalità di:

a) analizzare il CV, valutare la coerenza del profilo professionale ed i requisiti rispetto alle posizioni lavorative aperte, gestione di un contatto al fine di programmare colloqui conoscitivi e valutativi e, più in generale, per la gestione delle procedure di selezione e reclutamento del personale, per l’eventuale esecuzione delle attività preliminari alla stipula del contratto di lavoro e per adempiere alle norme di legge, di contratto o di regolamento (di seguito “gestione delle candidature”);

b) migliorare i processi di selezione del personale e l’efficienza organizzativa attraverso la conservazione dei CV in modo che la Fondazione possa ricontattare in futuro candidati non colloquiati come, pure, candidati che abbiano sostenuto un colloquio con giudizio positivo ma non seguito da assunzione, così da valutare il CV anche in futuro (di seguito “ottimizzazione del processo di selezione”);

c) adempiere ad eventuali obblighi di legge a cui la Fondazione è soggetta (di seguito “compliance”).

 

BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

Il trattamento dei dati personali, rispetto alle finalità in precedenza espresse, è legittimato dalle seguenti basi giuridiche:

a) per la finalità di “gestione delle candidature” il trattamento è necessario per svolgere le attività connesse alla ricerca e selezione del personale, per fornire riscontro ad una richiesta dell’interessato, in particolare nelle candidature spontanee, per l’esecuzione di un contratto o misure precontrattuali di cui l’interessato è parte in caso di esito positivo del processo di selezione (art. 6, par. 1, lett. b del GDPR);

b) per la finalità di “ottimizzazione del processo di selezione” il trattamento successivo alla selezione trova la propria base giuridica nel legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f del GDPR) a considerare i profili per ulteriori posizioni lavorative aperte compatibili con i CV ricevuti, al fine di garantire l’efficienza organizzativa del Titolare e l’ottimizzazione dell’attività svolta dall’ufficio di gestione delle risorse umane;

c) per la finalità di “compliance” il trattamento è necessario per adempiere a obblighi legali cui è soggetto il titolare (art. 6, par. 1, lett. c del GDPR).

 

CONSEGUENZE DI UN RIFIUTO AL CONFERIMENTO DEI DATI

Il conferimento dei dati personali per le citate finalità è facoltativo.

Si fa presente che l’eventuale mancato conferimento o un’opposizione al trattamento dei dati personali, comporterebbe l’impossibilità per il titolare di prendere in considerazione la candidatura, di valutare il profilo, di procedere con le attività di contatto per programmare i colloqui conoscitivi e di selezione o considerare il CV per posizioni future.

L’eventuale trattamento di particolari categorie di dati personali (come, ad esempio, i dati inerenti alla salute, alle opinioni politiche, ecc.) può essere effettuato previo esplicito consenso dell’interessato ai sensi dell’art. 9, par. 2, lett. a del GDPR. Non rientra quindi tra le basi giuridiche sopra riportate poiché tali dati e informazioni non sono necessari per le operazioni di ricerca e selezione del personale. Si invita, quindi, a non fornire tale tipologia di informazioni.

 

DESTINATARI E/O CATEGORIE DI DESTINATARI DEI DATI PERSONALI

Il trattamento dei dati è effettuato dalle persone autorizzate al trattamento dei dati personali dal Titolare al fine dell’espletamento dei compiti loro attribuiti, limitatamente alle finalità in precedenza espresse. I dati potranno essere comunicati a soggetti terzi che svolgono servizi per conto della Fondazione, per assolvere ad obblighi normativi e per la gestione delle attività di ricerca e selezione del personale. Nel caso di instaurazione di un rapporto lavorativo successivo alla fase di selezione, i dati potranno essere comunicati a categorie di soggetti che collaborano o forniscono servizi alla Fondazione quali consulenti, liberi professionisti o aziende collegate per attività e consulenza amministrativa, contabile, fiscale e legale, nei limiti necessari allo svolgimento del loro incarico. I soggetti destinatari dei dati ricoprono il ruolo di “Responsabile del trattamento dei dati” ex art. 28 del GDPR, oppure operano in totale autonomia come distinti Titolari del trattamento.

I dati personali sono inoltre trattati, anche se in forma esclusivamente indiretta e per attività tecniche ed informatiche, dalle seguenti figure:

  • persone autorizzate interne all’organizzazione del titolare che svolgono attività e servizi di natura tecnico-informatica sul sistema informatico-informativo;
  • dal fornitore dei servizi di supporto e consulenza tecnici ed informatici che opera in qualità di Responsabile del trattamento e Amministratore di sistema (Consulenzeit.com Srls);
  • dal fornitore cui è affidato lo sviluppo e la manutenzione del sito web che opera in qualità di Responsabile del trattamento e amministratori di sistema (1-618 Srl).

L’elenco aggiornato dei responsabili del trattamento dei dati personali è disponibile presso il Referente Privacy del Villaggio (Dott. Claudio Faloni; tel. 06872089207; email referenteprivacy@fondazioneromasalus.it ).

I dati personali potranno essere soggetti anche a comunicazione in adempimento di un obbligo previsto da leggi, regolamenti o altre disposizioni normative nazionali o comunitarie, ovvero a seguito di disposizioni impartite da Autorità a ciò legittimate o in ossequio a richieste da parte di Autorità di vigilanza e controllo.

 

MODALITÀ DI TRATTAMENTO DEI DATI

Il trattamento dei dati personali è effettuato in modo da garantire la massima sicurezza e riservatezza, mediante strumenti e mezzi cartacei, informatici e telematici, adottando misure di sicurezza tecniche e organizzative idonee a ridurre il rischio di perdita, distruzione, accesso non autorizzato, divulgazione e manomissione dei dati.

 

TRASFERIMENTO DATI VERSO UN PAESE TERZO

I dati personali forniti e trattati non sono oggetto di trasferimento verso paesi terzi, all’interno o all’esterno dell’Unione Europea.

 

PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI

I dati personali saranno conservati per tutto il processo di selezione per la finalità di “gestione delle candidature”. I dati personali potranno, invece, essere conservati per il periodo massimo di 12 mesi dal loro conferimento per “l’ottimizzazione del processo di selezione”. Il Titolare si riserva la possibilità di conservare per ulteriori 12 mesi i CV ritenuti compatibili con posizioni lavorative attuali o future, inviando una richiesta di aggiornamento dei dati personali contenuti nel CV all’interessato per verificare la volontà del medesimo a che il proprio CV sia mantenuto nei sistemi del Titolare per un periodo più esteso: in assenza di riscontro a tale comunicazione e alla scadenza del 12° mese il CV viene cancellato; in caso di riscontro positivo, invece, i dati personali dell’interessato verranno conservati per ulteriori 12 mesi e successivamente cancellati.

I dati personali trattati per finalità di “compliance” e ottemperare agli obblighi legali cui siamo soggetti saranno conservati fino al tempo previsto da tali normative.

Qualora la sua domanda di impiego fosse accettata, i dati personali che la riguardano saranno archiviati e trattati dal titolare in base all’informativa privacy predisposta per i lavoratori.

In linea generale, la determinazione del periodo di conservazione è definita secondo i principi di necessità e proporzionalità. I dati saranno conservati per il tempo necessario all’espletamento delle finalità per i quali sono preordinati, rispettando il principio di minimizzazione di cui all’articolo 5, par. 1, lett. c del Regolamento.

 

DIRITTI DELL’INTERESSATO

In relazione ai trattamenti dei dati personali sopra riportati, il Regolamento sancisce i diritti degli Interessati previsti dagli articoli 15, 16, 17, 18, 19 ,20, 21 e 22 ed in particolare:

  • Art. 15 – Diritto di accesso: l’interessato ha il diritto di ottenere la conferma che sia in corso o meno un trattamento di dati personali che Lo riguardano e in tal caso di ottenere l’accesso ai dati personali nonché l’origine di tali dati, le finalità, le modalità del trattamento, i destinatari a cui i dati verranno comunicati e le logiche applicate in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici;
  • Art. 16 – Diritto di rettifica: l’Interessato ha il diritto di ottenere la rettifica dei dati personali inesatti che Lo riguardano senza ingiustificato ritardo.
  • Art. 17 – Diritto alla cancellazione: l’interessato ha il diritto di ottenere la cancellazione o la trasformazione in forma anonima dei dati personali che Lo riguardano (in presenza di apposite motivazioni riportate nell’Art. 17 del Regolamento).
  • Art. 18 – Diritto di Limitazione: l’interessato ha il diritto di limitare i trattamenti dei dati personali che Lo riguardano (in presenza di apposite motivazioni riportate nell’Art. 18 del Regolamento).
  • Art. 19 – Diritto di ricevere notifica in caso di rettifica/cancellazione/limitazione: il Titolare del trattamento ha l’obbligo di comunicare a ciascuno dei destinatari cui sono stati trasmessi i dati personali le eventuali rettifiche, cancellazioni o limitazione del trattamento effettuate a norma degli art. 16, 17 e 18, salvo che ciò si riveli impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato.
  • Art. 20 – Diritto alla Portabilità dei dati: l’interessato ha il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che Lo riguardano. Nell’esercitare i propri diritti relativamente alla portabilità dei dati, l’interessato ha il diritto di ottenere la trasmissione diretta dei dati personali da un titolare del trattamento all’altro, se tecnicamente fattibile.
  • Art. 21 – Diritto di Opposizione: l’interessato ha il diritto di opporsi al trattamento (in presenza di apposite motivazioni, riportate nell’art. 21 del Regolamento) e il Titolare deve astenersi dal trattare ulteriormente i dati personali in questione salvo determinate fattispecie come da art. 21 medesimo.
  • Art. 22 ‐ Diritto di non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato: l’interessato ha il diritto di non essere sottoposto ad una decisione basata esclusivamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che produca effetti giuridici che lo riguardano o che incida in modo analogo sulla sua persona.

Ai sensi dell’art. 7 del Regolamento rientra tra i diritti dell’interessato la revoca del consenso fornito. La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca.

Gli interessati, inoltre, hanno diritto di proporre reclamo (art. 77 GDPR) o adire le opportune sedi giudiziarie (art. 79 GDPR) qualora ritenessero che il trattamento avvenga in violazione del GDPR.

L’esercizio dei diritti sopra riportati è subordinato ai limiti, alle regole e procedure previste dal Regolamento UE 679/2016. Concordemente a quanto previsto dall’articolo 12 comma 3, inoltre, il Titolare fornirà all’interessato le informazioni relative all’azione intrapresa senza ingiustificato ritardo e, comunque, al più tardi entro un mese dal ricevimento della richiesta stessa. Tale termine potrà essere prorogato di due mesi, se necessario, tenuto conto della complessità e del numero delle richieste. Il Titolare del trattamento informa l’interessato di tale proroga, e dei motivi del ritardo, entro un mese dal ricevimento della richiesta.

Per esercitare i propri diritti rivolgersi ai recapiti sotto indicati utilizzando l’apposita modulistica reperibile presso il sito dell’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali (GPDP) raggiungibile anche dal seguente link: https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/1089924.

Contatti del Titolare per esercitare i diritti previsti dal Regolamento:

ULTERIORI INFORMAZIONI

Per il trattamento dei dati personali relativi alla gestione del sito web del Villaggio si invita a consultare privacy policy e cookie policy presenti nel sito stesso.

 

MODIFICHE AL PRESENTE DOCUMENTO

Il presente documento, soggetto a modifiche o aggiornamenti, è sempre disponibile per la consultazione nel sito web del Villaggio nella pagina “Lavora con noi”.