Informativa sul trattamento dei dati personali ex artt. 13 e 14 del Regolamento UE 679/2016 relativa alla richiesta di ammissione ai servizi assistenziali Alzheimer in regime

TIPOLOGIA DI DATI PERSONALI OGGETTO DI TRATTAMENTO

Per la gestione della richiesta di ammissione ai servizi residenziali e semiresidenziali Alzheimer del Villaggio il titolare effettua trattamenti di dati personali dell’assistito e delle persone terze che operano per conto dello stesso (familiari, caregiver, amministratore di sostegno, ecc.), dati qualificati dal GDPR come “personali”, anche di tipo “particolare ex art. 9 del GDPR”. I dati sono acquisiti dal diretto interessato (assistito) o dalle persone terze di riferimento che operano per conto dello stesso. Il trattamento avviene quando l’interessato invia la richiesta tramite il sito web del Villaggio o altri canali come, ad es., una e-mail per richiesta di informazioni e/o per l’invio della documentazione.

I dati oggetto di trattamento sono di diversa natura e riferiti a quanto di seguito riportato.

→ Dati personali relativi al modulo presente nel sito web del Villaggio

La richiesta di ammissione ai servizi Alzheimer del Villaggio può essere inviata anche mediante il sito web del Villaggio stesso (https://villaggiofondazioneroma.it), in questa circostanza è necessario compilare il modulo a tal fine predisposto nella pagina “Modalità di Accesso”. I dati relativi al modulo sono: tipologia di servizio richiesto (Residenze o Centro Diurno Alzheimer), tipologia di utente (ospite o caregiver), nome e cognome, telefono, email, messaggio che l’utente desidera inviate, certificato rilasciato da un neurologo o geriatra di una struttura pubblica (centro UVA, ospedale, ASL o CDCD) che confermi la diagnosi, scheda preliminare residenze (compilata) o scheda preliminare Centro Diurno Alzheimer (compilata) in funzione del servizio per il quale si richiede l’accesso. Tutti i campi contrassegnati con asterisco sono obbligatori, la mancata compilazione di un solo campo obbligatorio impedisce l’invio della richiesta. Il campo “Messaggio” è facoltativo, la mancata compilazione di questo campo non preclude l’invio della richiesta di ammissione ai servizi.

→ Dati personali relativi alla richiesta di ammissione ai servizi Alzheimer residenziali

I dati personali, anche di natura particolare, sono tutte le informazioni necessarie alla gestione della richiesta di ammissione alle Residenze Alzheimer. Trattasi di dati e informazioni di natura anagrafica, provenienza del candidato (domicilio o struttura), presenza di un caregiver con relativi nome, cognome e recapito telefonico, presenza di un amministratore di sostegno con relativi nome, cognome e recapito telefonico, presenza di servizi sociali, grado di Alzheimer, patologie, terapie farmacologiche, allergie o intolleranze, tipologia di deambulazione e presenza di ausili, autonomia nell’alimentazione e idratazione, presenza di aggressività fisica o verbale, informazioni relative alla vita passata e informazioni sulle modalità di vita attuali, dati sanitari, clinici e diagnosi relativi al certificato rilasciato da un neurologo o geriatra di una struttura pubblica (centro UVA, ospedale, ASL o CDCD).

I dati raccolti sono trattati in sede di prima richiesta ma anche successivamente in occasione della gestione delle liste di attesa, della rivalutazione e gestione della presa in carico o archiviazione della pratica in caso di elementi incompatibili con non permettono di usufruire dei servizi erogati dal Villaggio.

FINALITÀ DEL TRATTAMENTO

Il trattamento dei dati personali è effettuato per le seguenti finalità:

a) valutazione e gestione della richiesta di ammissione ai servizi socio-assistenziali di tipo residenziale o semiresidenziale effettuata dall’assistito o dalla persona di riferimento, compresa la gestione del primo colloquio, delle liste di attesa ed eventuali colloqui di rivalutazione di presa in carico successivi al primo;

b) gestione dell’iter di presa in carico dell’assistito o archiviazione della richiesta per assenza di requisiti in funzione dell’esito della valutazione di cui al punto precedente;

c) comunicazioni e scambio di informazioni (telefoniche e mezzo email), anche di tipo sanitario e sullo stato di salute dell’assistito, con le persone di riferimento e terzi autorizzati indicati nel modulo di richiesta di ammissione, (es. familiari, caregiver, ecc.);

d) ogni altra finalità amministrativa connessa e strumentale alla gestione della richiesta di ammissione al Villaggio.

BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

Il trattamento dei dati personali rispetto alle finalità in precedenza espresse è legittimato dalla necessità di fornire riscontro ad una richiesta di servizi di socio-assistenziali ed esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte, anche nella fase precontrattuale (art. 6, par 1, lett. b del GDPR) e dalla necessità del trattamento per fini di socio-assistenziali comprese le attività correlate di gestione (art. 9, par 2, lett. h del GDPR).

CONSEGUENZE DI UN RIFIUTO AL CONFERIMENTO DI DATI

Per le finalità sopra riportate il conferimento dei dati personali (compresi i dati di contatto) è indispensabile per la valutazione della richiesta di ammissione e attivazione dei servizi richiesti, per le comunicazioni tra il Villaggio e l’assistito, il familiare, il caregiver o altre persone di riferimento, comprese le correlate attività di natura amministrativa e gestionale. Un rifiuto al conferimento dei dati personali, anche in parte, comporterebbe l’impossibilità oggettiva per il Villaggio di prendere in carico la richiesta di assistenza e, successivamente, erogare i servizi.

DESTINATARI E/O CATEGORIE DI DESTINATARI DEI DATI PERSONALI

Il trattamento dei dati è effettuato dalle persone autorizzate al trattamento dei dati personali dal Titolare al fine dell’espletamento dei compiti loro attribuiti, limitatamente alle finalità in precedenza espresse. I dati personali sono inoltre trattati, anche se in forma esclusivamente indiretta e per attività tecnico-informatiche, dalle seguenti figure:

• persone autorizzate interne all’organizzazione del titolare che svolgono attività e servizi di natura tecnico-informatica sul sistema informatico-informativo;
• dal fornitore dei servizi di supporto e consulenza tecnici ed informatici che opera in qualità di Responsabile del trattamento e Amministratore di sistema (Consulenzeit.com Srls);
• dal fornitore cui è affidato lo sviluppo e la manutenzione del sito web che opera in qualità di Responsabile del trattamento e amministratori di sistema (1-618 Srl).

I dati personali trattati dai fornitori di servizi per conto della Fondazione ricoprono il ruolo di “Responsabile del trattamento dei dati” ex art. 28 del GDPR oppure operano in totale autonomia come distinti Titolari del trattamento. L’elenco aggiornato dei responsabili del trattamento dei dati personali è disponibile presso il Referente Privacy del Villaggio (Dott. Claudio Faloni; tel. 06872089207; email referenteprivacy@fondazioneromasalus.it ).

I dati personali, inoltre, potranno essere soggetti a comunicazione in adempimento di un obbligo previsto da leggi, regolamenti o altre disposizioni normative nazionali o comunitarie, ovvero a seguito di disposizioni impartite da Autorità a ciò legittimate o in ossequio a richieste da parte di Autorità di vigilanza e controllo.

MODALITÀ DI TRATTAMENTO DEI DATI

Il trattamento dei dati personali è effettuato nel rispetto della normativa di settore e del segreto professionale in modo da garantire la massima sicurezza e riservatezza, mediante strumenti cartacei, informatici e telematici, adottando misure di sicurezza tecniche e organizzative idonee a ridurre il rischio di perdita, distruzione, ammissione non autorizzato, divulgazione e manomissione dei dati.

TRASFERIMENTO DI DATI VERSO UN PAESE TERZO

I dati personali forniti e trattati non sono oggetto di trasferimento verso paesi terzi, all’interno o all’esterno dell’Unione Europea.

PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI

I dati personali sono trattati limitatamente alla valutazione della richiesta di ammissione ai servizi del Villaggio e alla gestione delle attività correlate.

In caso di valutazione con esito positivo e relativa presa in carico, i dati personali sono utilizzati per la gestione della pratica di ingresso. In tale circostanza saranno fornite ulteriori informative per i trattamenti relativi alla gestione dei servizi socio-assistenziali richiesti in regime residenziale o semiresidenziale, per i trattamenti relativi ai sistemi di videosorveglianza e per ogni ulteriore trattamento di dati personali relativo agli assistiti e alle ulteriori persone interessate ai trattamenti.

In caso di valutazione con esito negativo o nelle circostanze in cui non sia possibile effettuare la presa in carico, i dati forniti dall’interessato saranno conservati per sei mesi successivi alla definizione della valutazione o della mancata presa in carico e successivamente cancellati o resi anonimi. I dati relativi alle valutazioni elaborate dal personale del Villaggio sono conservati per un periodo di tre anni trascorsi i quali saranno cancellati o anonimizzati.

In ogni caso, i dati personali sono trattati e conservati nel rispetto dei tempi dettati dalla normativa di settore, del principio di proporzionalità e limitatamente al tempo necessario al raggiungimento delle finalità descritte.

DIRITTI DELL’INTERESSATO

In relazione ai trattamenti dei dati personali sopra riportati, il Regolamento sancisce i diritti degli Interessati previsti dagli articoli 15, 16, 17, 18, 19 ,20, 21 e 22 ed in particolare:

• Art. 15 – Diritto di accesso: l’interessato ha il diritto di ottenere la conferma che sia in corso o meno un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso di ottenere l’accesso ai dati personali nonché l’origine di tali dati, le finalità, le modalità del trattamento, i destinatari a cui i dati verranno comunicati e le logiche applicate in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici;
• Art. 16 – Diritto di rettifica: l’interessato ha il diritto di ottenere la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo
• Art. 17 – Diritto alla cancellazione: l’interessato ha il diritto di ottenere la cancellazione o la trasformazione in forma anonima dei dati personali che lo riguardano (in presenza di apposite motivazioni riportate nell’Art. 17 del Regolamento).
• Art. 18 – Diritto di Limitazione: l’interessato ha il diritto di limitare i trattamenti dei dati personali che lo riguardano (in presenza di apposite motivazioni riportate nell’Art. 18 del Regolamento).
• Art. 19 – Diritto di ricevere notifica in caso di rettifica/cancellazione/limitazione: il Titolare del trattamento ha l’obbligo di comunicare a ciascuno dei destinatari cui sono stati trasmessi i dati personali le eventuali rettifiche, cancellazioni o limitazione del trattamento effettuate a norma degli art. 16, 17 e 18, salvo che ciò si riveli impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato.
• Art. 20 – Diritto alla Portabilità dei dati: l’interessato ha il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano. Nell’esercitare i propri diritti relativamente alla portabilità dei dati, l’interessato ha il diritto di ottenere la trasmissione diretta dei dati personali da un titolare del trattamento all’altro, se tecnicamente fattibile.
• Art. 21 – Diritto di Opposizione: l’interessato ha il diritto di opporsi al trattamento (in presenza di apposite motivazioni, riportate nell’art. 21 del Regolamento) e il Titolare deve astenersi dal trattare ulteriormente i dati personali in questione salvo determinate fattispecie come da art. 21 medesimo.
• Art. 22 – Diritto di non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato: l’interessato ha il diritto di non essere sottoposto ad una decisione basata esclusivamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che produca effetti giuridici che lo riguardano o che incida in modo analogo sulla sua persona.

Ai sensi dell’art. 7 del Regolamento rientra tra i diritti dell’interessato la revoca del consenso fornito. La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca.

Gli interessati, inoltre, hanno diritto di proporre reclamo (art. 77 GDPR) o adire le opportune sedi giudiziarie (art. 79 GDPR) qualora ritenessero che il trattamento avvenga in violazione del GDPR.

L’esercizio dei diritti è subordinato ai limiti, alle regole e procedure previste dal Regolamento UE 679/2016. Concordemente a quanto previsto dall’articolo 12 comma 3, inoltre, il Titolare fornirà all’interessato le informazioni relative all’azione intrapresa senza ingiustificato ritardo e, comunque, al più tardi entro un mese dal ricevimento della richiesta stessa. Tale termine potrà essere prorogato di due mesi, se necessario, tenuto conto della complessità e del numero delle richieste. Il Titolare del trattamento informa l’interessato di tale proroga e dei motivi del ritardo, entro un mese dal ricevimento della richiesta.

Per esercitare i propri diritti rivolgersi ai recapiti sotto indicati utilizzando l’apposita modulistica reperibile presso il sito dell’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali (GPDP) raggiungibile anche dal seguente link:

(https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/1089924).

Contatti del Titolare per esercitare i diritti previsti dal Regolamento:

• • Titolare del trattamento: Fondazione Roma – Salus
  • Indirizzo: Via Ernesto Calindri n. 40, 00138 Roma
  • Telefono: 06 8720891
  • E-mail: privacy@fondazioneromasalus.it
  • Referente Privacy: Dott. Claudio Faloni
  • Telefono Referente Privacy: 06 872089207
  • E-mail Referente Privacy: referenteprivacy@fondazioneromasalus.it